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LE RAPPORT D’INSPECTION EFFICACE

L’art de la rédaction de rapport d’inspection percutant





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Collection QCLeaks





Ludovic GAILLARD





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Table des matières

Introduction

Section 1 : Les 5 erreurs à éviter

Erreur 1 : Le rapport façon « Résumé »

Erreur 2 : Le rapport façon « Saga »

Erreur 3 : Les approximations

Erreur 4 : Les dangers des « copier/coller »

Erreur 5 : Le hors sujet

Conclusion

Section 2 : Un rapport complet

La page de garde

Le plan

1— Liste des documents de référence

2— Inspection visuelle et dimensionnelle

3— Test non destructif

4— Test mécanique et test en pression

5— Les tests fonctionnels

6— Emballage et préservation

7— La revue documentaire

Les photos et schémas

Les conclusions

L’usage d’une forme imposée

Conclusion

Section 3 : Les petits plus

Commentaire sur l’avancement

Commentaire sur la sécurité

Les informations complémentaires

Le message Flash

Conclusion

Section 4 : La « punch list »

La forme

Les photographies et autres médias

Les responsabilités

La gestion de la punch list

Conclusion

Section 5 : Les pièces jointes

Les photos

Les rapports et certificats

Les plans annotés

Autres (vidéo, fichiers)

Le référencement des pièces jointes

Forme de diffusion des pièces jointes

Conclusion

Section 6 : Gagnez du temps

Rédigez sur place

Les documents annotés

L’usage du « Copier/coller »

L’usage des documents de référence

Conclusion

Section 7 : diffusion du rapport d’inspection

Le format de votre rapport

Diffusion vers le client

Le rapport « Flash »

Diffusion vers le fournisseur

Les signatures

Conclusion

Dernière conclusion

Avis et contact

Remerciement

Copyright



Introduction

Si l’inspection peut être considérée comme un art, la rédaction d’un rapport d’inspection en est un également. Bien des inspecteurs, si compétents soient-ils, sont sous-évalués, car leurs rapports présentent des défauts ou des manques que leurs destinataires jugèrent comme critiquables ou pis inacceptables. Trop d’informations ou pas assez, des approximations, mais aussi des erreurs de typographie comme des copier/coller malheureux, telles sont les imperfections, qu’en tant que coordinateur Contrôle Qualité, j’ai pu observer en 20 ans de carrière.

Vous désirez améliorer votre réputation sans avoir à (trop) changer vos habitudes de travail ? Faire de vos rapports des documents incontournables pour vos clients ? Vous souhaitez que vos rapports soient des références pour d’autres inspecteurs débutants ou non ?

Ce manuel est destiné à tous les inspecteurs, que vous soyez indépendant ou que vous fassiez partie d’une entreprise spécialisée dans le Contrôle Qualité. Ce guide est aussi utile à tous ceux qui sont, dans leurs fonctions, destinataires de rapports d’inspection et en charge de leur exploitation tels que les Managers Contrôle Qualité ou les coordinateurs.

Ce manuel n’a bien sûr pas pour vocation de vous apprendre l’inspection. Il a pour but de vous apporter ces quelques clés qui mettront en valeur vos rapports avec des méthodes simples qui vous permettront d’être reconnu non plus seulement comme inspecteur, mais aussi en tant que rédacteur.

Pour ma part, j’applique ces méthodes depuis mes débuts et je peux donc vous confirmer son efficacité en tout cas dans les domaines de la pétrochimie. J’ai eu l’occasion de me confronter à cet exercice aussi bien en tant qu’inspecteur que de coordinateur Contrôle Qualité et j’ai eu l’occasion de former de nombreux inspecteurs à cette méthode. Je pratique d’ailleurs, au moment où j’écris ce manuel, toutes ces activités. Je vous propose donc de partager avec vous ma méthode qui a prouvé son efficacité en toutes circonstances. Vous pouvez, bien sûr, appliquer tout ou partie des techniques que je vous livre ici.

Afin de couvrir tous les aspects du rapport d’inspection, je vous propose de procéder par étapes. Chacune de ces sections abordera des thèmes différents qui sont décrits ci-dessous.

La section 1 fera état des erreurs à éviter. J’ai moi-même pu constater ces fautes dans l’exercice de ma profession et même malheureusement commises parfois.

La section 2 se concentrera sur le contenu du rapport d’inspection en en détaillant le plan. Ce plan sera le squelette de votre rapport et la base de votre rédaction. Je vous donnerai également quelques conseils de rédaction parfois aussi d’inspection.

La section 3 traitera de la « punch List » ou liste de tâches. Forme et responsabilité sont des sujets qui seront abordés ainsi que les bases de la gestion de ce document. Le sujet étant vaste, il fera l’objet d’un autre manuel qui entrera dans les détails de ce document particulier.

La section 4 abordera le thème des pièces jointes. Votre rapport sera très certainement accompagné de documents qu’il vous faudra gérer correctement pour conserver la clarté que vous recherchez.

Dans la section 5, je vous ferai part de ces « petits plus » qui feront de votre rapport un document incontournable et contribueront à vous démarquer des autres inspecteurs.

Avec la section 6, nous passerons en revue les quelques méthodes qui vous permettront de gagner du temps dans la rédaction de votre rapport.

La section 7 concerne la diffusion de votre rapport tant vers votre client que vers le fournisseur que vous avez inspecté.

Enfin, nous conclurons ce manuel avec un petit résumé ainsi que mes coordonnées directes, car je suis intéressé par vos expériences et commentaires. Rappelez-vous que cette collection est la vôtre et je resterai attentif à vos remarques pour améliorer chacun des volumes qui seront publiés ou mis à jour.

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Section 1 : Les 5 erreurs à éviter

Comme dans tout exercice, il y’a des pièges à éviter. C’est encore plus vrai pour un rapport d’inspection dont le sujet ne souffre d’aucune approximation.

Les pièges sont multiples et il est important pour la bonne tenue de votre rapport de prendre garde à ne pas en être victime. Rassurez-vous, c’est tout à fait faisable et assez facile si vous y prêtez un peu d’attention. Bien sûr, avec l’expérience, vous ne vous ferez plus piéger et vous rédigerez votre rapport sans vous en soucier. Je suis moi-même tombé dans certains de ces travers et je remercie mes mentors de m’avoir remis sur le droit chemin.

Une règle d’or que je répéterai souvent dans cet ouvrage : le rapport que vous écrivez ne vous est pas destiné. Rappelez-vous que vous êtes les yeux et les oreilles de vos clients et que, en ce sens, ils comptent sur vous pour faire preuve de la précision et de l’efficacité qui sont légitimement attendues.

Dans cette étape, j’ai volontairement limité la quantité de pièges à ceux que l’on rencontre communément afin de ne pas surcharger ce manuel. Mais si vous pouvez déjà éviter ces erreurs, il ne vous restera qu’à chasser les derniers détails qui seront spécifiques à l’inspection que vous aurez réalisée.

Erreur 1 : le rapport façon « résumé »

Au cours de ma carrière, j’ai trop souvent eu l’occasion de voir arriver sur mon bureau des rapports bien trop concis pour être exploitable. Ils se présentaient plutôt comme des sortes de résumés — voir même plus court encore — : 3 lignes sans aucune précision ni vraiment d’information, avec des significations difficiles à comprendre et une conclusion aussi restreinte que possible : « accepté », « accepté avec commentaires », etc.

Que feriez-vous de ce type de rapport ? Rien bien entendu. Pas même si vous en êtes le rédacteur et que vous avez à le reprendre quelques semaines, mois ou années plus tard.

Encore une fois, je le répète, vos commanditaires qu’ils soient internes ou externes ne sont pas présents pendant l’inspection, ils ont donc besoin de détails concrets et clairs pour se faire une réelle idée de ce que vous avez pu contrôler. Il faut que les divers destinataires de votre compte rendu puissent comprendre tout ce qui s’est passé et ce qui peut en résulter.

Grâce à un plan bien organisé, vous pourrez éviter cette erreur et livrer un rapport suffisamment précis pour être utilisable. Rappelez-vous que, lorsque vous signalez des problèmes, vos clients doivent pouvoir réagir.

Attention toutefois de ne pas tomber dans l’excès… L’erreur numéro 2.

Erreur 2 : le rapport façon « saga »

À l’opposé du rapport façon « résumé » nous trouvons le rapport type « saga ».

Cela m’est arrivé également de recevoir de véritables romans parfaitement indigestes. Les rapports transmis n’étaient que des suites interminables de paragraphes faisant tout autant état des aventures de l’inspecteur depuis sa résidence jusqu’à son retour que des détails les plus insignifiants et inutiles de l’inspection.

Pensez à vos commanditaires qui devront lire, comprendre et exploiter votre rapport. Pensez aussi au temps que vous passeriez à écrire ce type de roman. Malheureusement, il pourrait y avoir des conséquences au fait de perdre votre lecteur dans des détails inutiles. En particulier si vous ne mettez pas en avant les points les plus importants. Votre client risque de passer à côté de quelque chose de crucial.

Là encore, il est facile de ne pas tomber dans ce genre de travers grâce à un plan strict et une attention particulière à la recherche de l’information pertinente. Mais, bien sûr, écrire présente ses propres risques… Le piège numéro 3.

Erreur 3 : les approximations

La précision est sans doute l’une des choses les plus importantes dans rapport d’inspection. Quoi de plus vague que de voir des notions apparaître tels que laid, plus grand, verdâtre, à peu près… ou toute autre expression du langage courant.

Vouloir mettre des détails dans le rapport d’inspection est important, mais, en plus d’être utiles, ils doivent être précis. Par exemple, si vous devez comparer 2 diamètres, indiquez la dimension exacte de chaque diamètre plutôt que de dire que l’un est plus grand que l’autre.

Veillez à indiquer les mesures — dimension, pression, volume, etc. — dans les unités utilisées dans vos documents de référence. Par exemple, si votre procédure de test en pression indique des valeurs en bar, ne rédigez pas votre rapport en psi. Votre client est habitué à travailler avec ces unités et donc, ainsi n’aura pas à faire de conversion parfois fastidieuse.


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