Excerpt for La préparation d'inspection efficace by , available in its entirety at Smashwords

LA PRÉPARATION D'INSPECTION EFFICACE





Ludovic GAILLARD











2017



Copyright 2017 — Ludovic GAILLARD



ISBN : 9781370591039



Mise en Page : QCLeaks — Éditions

Copyright 2017, QCLeaks pour l’édition française





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Index

Introduction

Section 1 : Les 5 erreurs à éviter

Erreur n°1 : Partir sans information

Erreur n°2 : Ne pas préparer son inspection

Erreur n°3 : Ne pas connaître ses contacts

Erreur n°4 : Partir "les mains dans les poches"

Erreur n°5 : Ignorer les risques

En bref

Section 2 : Préparer votre documentation

Code et Norme

Plan d'inspection et plan qualité

Plans et schémas

Procédure et spécifications

Réglementations

Rôles et responsabilités

En bref

Section 3 : Préparer votre rapport

La forme

Préparer votre rapport

Préparer les documents annexes

En bref

Section 4 : Préparer votre matériel

Le matériel informatique et communication

Matériel photographique et vidéo

Outils de mesure et autres équipements

Vêtement de protection

La combinaison

Les chaussures de sécurité

Les lunettes de sécurité

Les protections auditives

Le casque

Les gants

Les protections respiratoires

Le détecteur O2

Autres accessoires (harnais, combinaison...)

En bref

Section 5 : Préparer vos contacts

Contact client

Contact fournisseur

Autres contacts

En bref

Section 6 : Préparer votre déplacement

Moyen de transport

La voiture

Les transports ferroviaires

L'avion

Le logement

Restauration et divertissement

Pièce d'identité

Consigne de sécurité

En bref

Conclusion

Annexe

Liste de contrôle de préparation

Crypter un dossier

Signalétique des équipements de protection individuelle (EPI)

Kit d'outils inspection

Kit de protection individuelle

Du même auteur




INTRODUCTION



Comme pour toutes choses, pour effectuer une bonne inspection vous devrez bien vous préparer. Même si c’est une chose acquise pour tous les acteurs du contrôle Qualité, ce manuel a pour but de rappeler ou de vous apprendre les aspects les plus importants d’une bonne préparation.

Une inspection, si simple soit-elle, peut être mal menée par manque de préparatifs, d’information ou parfois simplement à cause d’un déplacement mal organisé. Malheureusement, certains de ces manquements peuvent ne pas être de votre fait.

Ce manuel est donc destiné autant aux inspecteurs qu’à leur commanditaire interne ou externe. Que vous soyez indépendant ou que vous fassiez partie d’une entreprise ou d’un département dédié au contrôle Qualité, ce manuel vous propose un tour d’horizon des multiples aspects de la préparation d’inspection.

J’applique moi-même cette méthode de préparation depuis mes débuts il y a plus de 20 ans et je peux donc attester de son efficacité en toute circonstance. J’ai également eu l’opportunité de former un certain nombre d’inspecteurs et des coordinateurs qui suivent cette méthode et en reconnaissent l’efficacité. Pourtant, l’habitude faisant, je crois bon de rappeler les bases de la préparation d’une visite d’inspection.

Je vous propose donc d’aborder ce sujet en différentes sections, chacune abordant un thème bien particulier. Enfin, je vous proposerais une check-list de préparation que vous serez libre d’utiliser tel quel ou d’adapter suivant vos besoins.

La section 1 fera la liste des principales erreurs à éviter. J’ai eu moi-même commis certaines de ses erreurs par force d’habitude ou par contrainte d’urgence. Le manque d’information sur ce que vous devrez inspecter, sur vos contacts, partir les mains vides ou ignorer les risques comptent parmi les erreurs les plus courantes.

La section 2 traitera de la préparation de la documentation que ce soit les normes ou les réglementations, les plans les procédures et bien sûr son utilité. La documentation reste le support le plus important de votre préparation, mais nous ferons également un point sur les rôles et responsabilités de chaque acteur du contrôle Qualité.

La section 3 abordera le sujet de la préparation de votre futur rapport d’inspection. Anticiper sa rédaction dans sa forme et dans son contenu vous permettra à la fois de mettre au point votre mission, mais également de gagner du temps dans la rédaction finale de votre rapport.

La section 4 fera le point sur le matériel nécessaire à votre inspection. Vous aurez besoin de divers équipements tels que du matériel informatique, photographique ainsi qu’un minimum d’outillage. Cette section sera aussi l’occasion de faire un rappel sur les équipements de sécurité que vous devrez avoir constamment sous la main, mais aussi ceux qui ne vous serviront qu’occasionnellement.

La section 5 aura pour thème la préparation des données concernant vos contacts. Il inutile de vous rendre où que ce soit si vous ne savez pas qui vous devez contacter, mais vous devrez aussi vous assurer de bien avoir les références de votre client ainsi que quelques contacts supplémentaires, mais potentiellement utiles.

La section 6 traitera des détails de votre déplacement, mais aussi des règles à respecter notamment pour votre sécurité. Logement et moyen de transport, papier d’identité et pourquoi pas quelques divertissements vous permettront de passer un séjour en évitant bien des soucis.

Enfin, nous conclurons ce manuel par un petit résumé des points les plus importants, quelques liens vers des outils utiles et mes coordonnées si vous désirez partager votre expérience et me faire profiter de vos commentaires. Cette collection est la vôtre et je resterais attentif à vos remarques pour mettre à jour mes manuels afin de les améliorer.

Pour la facilité de la lecture ce guide, le « Fournisseur » désignera l’entreprise qui sera amenée à être inspectée, le « Coordinateur » sera la personne qui mandatera l’inspecteur et le « Client » sera défini comme le commanditaire final de l’inspection. Les rôles et responsabilités de chacun seront définis d’après ces appellations.

Section 1 : Les 5 erreurs à éviter



Pour bien préparer votre inspection, vous devez savoir qu’il existe quelques pièges majeurs qu’il est préférable d’éviter, mais comme tout ne dépend pas forcément de vous, vous devrez peut-être quand même faire avec certains d’entre eux. Mais les connaître c’est déjà anticiper les actions correctives qui s’imposent.

Bien entendu, il y a beaucoup de pièges dans lesquels vous risquez de tomber, mais nous pouvons en dénombrer 5 principaux que je vous propose de développer ensemble. Que vous soyez coordinateur Contrôle Qualité ou inspecteur mandaté, vos responsabilités pour palier à ces erreurs ne seront pas toujours les mêmes, mais il est important que, tous, devez veiller à ne pas les commettre.

Je rappellerais à de nombreuses reprises dans ce manuel les rôles et responsabilités de chacun, mais rappelez-vous que, quels que soient votre fonction et votre niveau d’implication, vous restez les garants d’une visite d’inspection réussie. Vos clients comptent sur vous pour assurer les inspections le plus efficacement possible par conséquent avoir une conscience permanente des pièges potentiels doit rester parmi l’une de vos principales priorités.

Dans cette section j’ai volontairement limité la quantité d’erreurs à éviter à celles auxquelles vous serez le plus souvent confronté. Bien entendu, il existe de nombreuses autres erreurs potentielles, mais toutes sont plus ou moins les conséquences de celles exposées dans les 5 thèmes que nous allons développer maintenant.



Erreur N° 1 : Partir sans information

L’erreur la plus répandue que j’ai eu malheureusement l’occasion de constater est de partir en inspection sans avoir toutes les informations nécessaires. Plus grave encore, c’est de partir sans la moindre information du tout.

En tant qu’inspecteur, vous avez sûrement été confronté à cette situation, volontairement ou non. Il est évident que partir faire une inspection avec des informations incomplètes quelles qu’elles soient est un risque que vous ne pouvez pas négliger pour assurer la réussite de votre mission.

Si vous être coordinateur d’inspection, votre rôle est, entre autres, de vous assurer que les inspecteurs que vous mandatés disposent bien de l’ensemble des informations pour réussir leur mission et que tous les documents essentiels sont bien en leur possession. Vous devez donc rassembler ces informations et ces documents nécessaires à la bonne exécution de la mission et vous assurer de les avoir transmis en temps et en heure à l’inspecteur qui sera en charge de conduire l’inspection.

Si vous êtes inspecteur, votre tâche est de vous assurer que vous avez bien toutes les informations dont vous avez besoin pour mener à bien votre mission. Si ce n’est pas le cas, vous ne devez pas vous contenter de ce que vous avez entre les mains et vous devez relancer votre coordinateur ou votre client pour obtenir les données qui vous sembleraient manquantes ou insuffisantes.

Attention, en tant que client, vous avez vous aussi votre part de responsabilité dans la transmission de l’information et de la documentation. Assurez-vous toujours d’avoir bien transmis les informations de manière claire et précise, mais également vos réquisitions et oppositions particulières pour la conduite des inspections. Vous devez y veiller en particulier lorsqu’il s’agit de déviation que vous aurez ou non accordée.



Erreur N° 2 : Ne pas préparer son inspection

Une autre erreur parfois volontaire, mais particulièrement dangereuse est de partir en inspection sans avoir fait la moindre préparation.

Ce cas se présente quand vous possédez toutes les informations nécessaires à la bonne conduite de votre inspection, mais vous ne faites pas de revue préliminaire de celles-ci, soit par choix, soit par obligation. Il peut y avoir de nombreuses raisons qui expliqueraient pourquoi vous ne pouvez pas conduire une préparation correcte, mais le plus souvent c’est simplement par manque de temps.

Vous devez faire attention également à ne pas vous lancer dans votre mission sans étude de votre dossier simplement par habitude. Certes, votre inspection concerne possiblement un produit que vous avez déjà inspecté à de nombreuses reprises par le passé, mais gardez en tête que chaque inspection a ses particularités et spécificités. Il n’est peut-être pas nécessaire que vous étudiiez le dossier en profondeur, mais ayez au moins une vision claire de votre mission en faisant une revue rapide, voire même superficielle.

Cette préparation incombe bien entendu en premier lieu à l’inspecteur en charge de la mission. Il sera seul aux commandes pendant son inspection. Dans la mesure du possible il faut que le coordinateur ou le client s’implique en laissant par exemple un peu plus de temps à l’inspecteur pour étudier son dossier dans la mesure où l’ensemble de la documentation aura été transmise.

Il n’est pas souhaitable que le coordinateur ou le client fasse un résumé des points importants de l’inspection. N’oubliez pas que l’inspecteur en charge est un professionnel, il est préférable de lui laisser lui-même évaluer les points les plus intéressants à étudier. D’autre part, l’inspecteur de par son expérience, serait plus à même de détecter des incohérences ou des manques dans sa documentation.



Erreur N° 3 : Ne pas connaître ses contacts

Une autre des erreurs qui sont commises assez régulièrement est de partir en mission sans connaître son contact. Il ne s’agit pas bien entendu de conduire une enquête sur vos contacts, mais simplement de vous assurer d’au moins connaître son nom, ses coordonnées et sa fonction.

Il est bien entendu évident que vous ne devez pas vous présenter sur le lieu de votre mission sans savoir qui demander lorsque vous vous présentez à l’accueil du fournisseur. Attention assurez-vous quand même d’avoir le bon contact. Par bon contact, entendez le contact local qui sera votre interlocuteur direct pendant votre mission. Il arrive que le contact habituel de suivi de fabrication soit celui d’une chef de projet par exemple qui ne sera pas nécessairement sur place pour vous accompagner pendant votre mission. Il peut aussi arriver que le contact soit une personne simplement en charge de vous guider sans toutefois être capable de répondre à vos diverses questions.

Il arrive souvent qu’en tant que client ou coordinateur, votre contact ne soit pas celui qui interviendra pendant l’inspection pour assister votre représentant. Cela peut être un chef de projet dont le travail concerne principalement la gestion de votre commande et non sa fabrication et son contrôle proprement dits. Il est donc de votre charge de transmettre à votre inspecteur les références (nom, adresse, téléphone, email) d’un contact local capable non seulement d’accompagner, mais aussi de renseigner votre représentant.

En tant qu’inspecteur, vous ne devez pas rester passif, alors n’hésitez pas à contacter le fournisseur avant votre inspection pour vous assurer notamment que le rendez-vous est bien pris, que vous avez la bonne adresse et des règles spécifiques d’accès. Nous reviendrons sur ce thème dans la section 5.

Si vous avez plusieurs références de contacts, ne commettez pas l’erreur de n’en sélectionner qu’un. Il est préférable d’avoir toutes les références de tous les contacts. En cas d’absence du contact principal, vous aurez au moins la garantie de pouvoir vous rabattre sur un autre interlocuteur.



Erreur N° 4 : Partir « les mains dans les poches »



Cette erreur est à ne pas confondre avec l’erreur N° 1 : partir sans suffisamment vous êtes informé. Ici cela ne concerne pas les informations nécessaires à la conduite de votre inspection, mais plutôt à votre matériel et autres documents tels que vos documents d’identité et autorisation d’accès.

La conduite d’une inspection impose un minimum d’équipement et de matériel. Vous ne devez donc pas partir sans avoir prévu les matériels et équipements que vous jugerez nécessaires à l’accomplissement de votre mission.

Rappelons que même si c’est à la charge du fournisseur de fournir le matériel de contrôle et de mesure, c’est parfois insuffisant, il est donc nécessaire que vous vous équipiez de manière adéquate. Pour ma part, j’ai toujours un « kit » d’inspection. D’autre part, c’est aussi parfois plus rapide d’avoir son équipement sous la main plutôt que de devoir attendre que le fournisseur vous le procure.

C’est bien à la charge de l’inspecteur de s’assurer qu’il possède l’équipement nécessaire. En cas de manque il peut éventuellement faire appel à son commanditaire pour pallier certains besoins, mais cela restera extrêmement limité.

Nous reparlerons spécifiquement de ce sujet dans la section 5 : préparer son matériel.



Erreur N° 5 : Ignorer les risques

Une autre erreur qui est souvent commise, et malheureusement trop souvent à cause de l’habitude, est d’ignorer les risques encourus avant, pendant et après votre activité d’inspection.

Il y a de trop nombreux risques à prendre en compte pour en faire une liste exhaustive ici, mais, par exemple, vous devez considérer les risques que vous pourriez courir à l’occasion de tests dangereux. Vous devez pourtant avoir conscience pour votre propre sécurité de tous les aspects de votre déplacement.

On peut toujours prévoir et pallier à un certain nombre de risques tel que de transport (retard, annulation…), de logement (hôtel complet, erreur de réservation…). Il y a aussi le contexte social ou politique du pays dans lequel vous devez vous rendre à prendre en compte (grève, fêtes nationales ou religieuses…).

Rappelez-vous que la sécurité reste le maître mot de toutes vos actions. Cela vous concerne personnellement, mais également pour vos collègues ou toute personne amenée à vous assister dans votre mission que ce soit l’inspection en elle-même ou tous les autres aspects périphériques.

En temps que coordinateur, assurez-vous que votre représentant est bien au courant des risques qu’il encourt. En matière de sécurité, il est toujours préférable d’en faire trop que pas assez.




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